ניהול כלכלי יומיומי נכון בעזרת כלים אונליין

פיתוח מודעות פיננסית בעזרת כלים דיגיטליים לייעול התנהלות פיננסית

שנה חדשה עברית באה עלינו לטובה. שנה בה אפשר לשנות הרגלים, ואולי לאמץ כמה חדשים. איני רואת חשבון או מנהלת חשבונות, אני בעלת סטודיו לעיצוב מוצר מיתוג וגרפיקה (UX UI לאתרים ואפליקציות). שמתי לב מנסיוני במקומות עבודה ומהתבוננות על התנהלות עסקים אחרים, כי יש לי כמה טיפים שיכלו למנף אותם הלאה. ככה מלב אל לב, מעסק לעסק. ואפשר לומר שהטיפים האלה יכולים להתאים גם בכלל לאנשים שמתנהלים בצורה עצמאית בעולם הזה – משפחה, אדם שגר לבד וכו'. אלה עקרונות שלפיהם אני חיה, וכלים דיגיטליים בהם אני משתמשת, ואני יודעת שעם מודעות ושימוש נכון, הם יוכלו לעזור לכל אחד שרוצה להיות בשקט נפשי מבחינה כלכלית.

דבר אחד אני יכולה להגיד לכם, מעולם לא הייתי במינוס. איך אני עושה את זה? פשוט כי אני ערנית ומחוברת לתמונה המלאה של מצבי הפיננסי. בעזרת כלים פשוטים ויומיומיים, אני עוקבת אחר עצמי, על מנת לאפשר לי לחיות ברווחה ובלי לחץ מיותר. אני הרשת המצילה של עצמי. אם גם אתם רוצים לחיות ככה או ללמוד משהו חדש על התנהלות כלכלית שעובדת, המשיכו לקרוא את הדברים הבאים.

הרבה עסקים יכולים להיות רווחיים מאוד, אבל הם לא מגיעים לרווחיות. איפשהו באמצע החודש, העסק נקלע למערבולת. מה זה אומר? הרבה צ'קים יורדים בבת אחת, והאשראי ומע"מ ומס הכנסה, וביטוח לאומי, ופתאום המסגרת חונקת ואין כיסוי, ומגדילים ומקטינים מסגרת, ונכנסים לחוב, מבקשים הלוואה, משלמים קנסות ועמלות לבנק על כל המצב, עושים שיחה עם המנהלת סניף, וממשיכים הלאה שוב לחודש הבא. מה שנקרא – על טעויות משלמים.

את המערבולות האלה נוכל לצפות מראש אם נתנהל יותר נכון. איך נתנהל יותר טוב? דבר ראשון, אם נדע מתי ירדו אותן הוצאות קבועות (הוראת קבע, הלוואה, אשראי, שכירות וכו') ונדאג שאכן יהיה כסף בחשבון בתאריכים אלה, נוכל להתגלגל משם הלאה יותר טוב. פשוט לחזות את מה שהולך לקרות במילא. שאירועים אלה קורים לנו כל הזמן. לא צריך להיות מגדת עתידות כדי לגלות מה עתיד לקרות!

מה בין זה לבין רווחיות?

ברגע שנוכל לנהל מעקב שוטף אחר ההוצאות וההכנסות שלנו, יש לנו יכולת להבחין מתי יצרנו רווח אמיתי. ברגע שנהיה מודעים לכל האירועים העסקיים שלנו ומצבנו הכללי נוכל להתמודד עם הדברים יותר נכון. לדעת כמה עלינו להרוויח באמת כדי שהעסק יקפיץ עצמי מעלה ולא ישאר בסטטוס קוו. נציב לעצמנו יעדים אמיתיים ורלוונטיים להוצאות שלנו, ונחשוב איך אנחנו עושים את זה יותר טוב. מה שנקרא תוכנית ב'.

מה קורה כשההוצאות שלנו יותר גדולות מההכנסות?

יש כל מיני "חוקים לא כתובים" כאלה לגבי אחוזים של הוצאות מול הכנסות. איך אנחנו יודעים שמשהו יקר לנו מידי? למשל ערך השכירות שלך צריך להיות בערך עד 30% מההכנסות שלך. למה זה? כי חוץ מהשכירות יש עוד כל כך הרבה הוצאות מסביב, וברגע שתיפול הוצאה ספונטנית ולא צפויה כמו למשל טיפול שיניים, טיפול לרכב, או דברים יותר כיפיים כמו נסיעה לחו"ל, היא יכולה להוציא אותנו מכלל איזון, ולגרור כל מיני חובות לחודשים הבאים. לכן, תמיד עלינו לשים לב כמה יש וכמה אפשר לנסות ולהוריד בהוצאות שאינן הכרחיות, ולהוזיל עלויות באלה שהכרחיות.

עוד דבר שיכול לקרות לעסקים – תמחור לא נכון של עסקאות, יכול להוביל לנזק מתמשך שכבר השקענו בעבודה מעל ומעבר, ואנחנו כבר במצב הפסד. איך מתקנים את זה? לומדים מטעויות להבא, לתמחר את הדברים בצורה יותר טובה ונכונה.

לא חייבים לחיות בתשלומים

נכון שהרבה מאוד עסקים מאפשרים לנו תשלומים, אבל המלצה שלי, אל תהיו חייבים לאף אחד, ואל תדחו את התשלום המלא לאחר כך, כי כך החוב שלכם לחברת אשראי תופח ותופח, למימדים כאלה שאתם לא מבינים איך הגעתם למצב הזה שוב. אם יש הוצאה שתוכלו לעמוד בתשלום שלה כרגע, השתדלו לשלם אותה במלואה בזמן הנוכחי ולא לדחות את הקץ. תתנהלו כאילו אתם לא חייבים לאף אחד, ולא תהיו חייבים לאף אחד. זה עניין של גישה. כמו שאתם כבר לא רושמים במכולת.

אני לפעמים מעדיפה לשלם באשראי בכל מקום, כי זה מאפשר לי מעקב אחר כל החיובים שלי במהלך החודש – כלי שנדבר עליו בהמשך. יש אנשים שנוטים להוציא מזומן ולהפוך אותו לתקציב – שבועי נגיד. זו גם דרך. אבל דרך זו יכולה גם ליצור פזרנות שאין אחריה מעקב. יש משהו מאוד מסודר באשראי, שיורד באותו תאריך בכל חודש. שימו לב שגם שיקים יכולים להיות לאותם תאריכים. זו בעצם תחנה במהלך החודש בה ההתרחשויות קורות. ואנחנו צריכים להגיע לתחנה הזו מוכנים.

”למה אני צריך לעשות את זה? שהרואה חשבון והמזכירה שלי יעשו את זה!“

לא. לא יקרה. למה? אם נמשיך לחיות בהכחשה של המצב והפעולות שאנחנו עושים, ולזרוק אחריות על אחרים, נגיע לאותם מקומות שוב ושוב בהתנהלות שלנו וניפול לאותם בורות. אנחנו צריכים לקחת אחריות על הפעולות שאנחנו עושים, על מנת לשנות את הדברים שקורים לנו. אנחנו הולכים עם פנקס השיקים ומחלקים אותם, אנחנו מגהצים את האשראי, ואנחנו סוגרים הצעות מחיר עם לקוחות. לכן אנחנו אחראים על המצב. המודעות הפיננסית שלנו היא באחריות האישית שלנו.

כלים דיגיטליים שעוזרים לנהל מעקב אחר התזרים

יומן גוגל – כלי נהדר שמתחבר מכל סמארטפון, מחשב וטאבלט, מאפשר לי לנהל יומן חכם, לקבוע תזכורות מראש, אירועים חוזרים (לדוגמה מתי יורדת הוראת קבע, אשראי, ביטוח לאומי וכו'), לרשום פגישות עם מיקום שמסונכרן ומתחבר ישירות לווייז,ועוד המון פיצ'רים נוספים. זהו היומן האולטימטיבי. בכל איוונט נוכל לרשום את הפרטים של הפגישה, איש קשר, להזמין אנשי קשר נוספים לאירוע ביומן שלהם וכו'. היצמדות ליומן עוזרת לנו לייעל את התנועה שלנו במהלך היום.

חשבונית ירוקה – מערכת אונליין לניהול כל סוגי המסמכים האפשריים שנצטרך להוציא ללקוחות שלנו – הצעות מחיר, חשבוניות מס, קבלות וכו'. אין יותר ניירת שהלכו לאיבוד. הכל נמצא באותו מקום וקל למצוא כל דבר. בנוסף, בכל פעם שנזין לקוח למערכת הוא יכנס לקובץ שמרכז את כל הלקוחות יחד ונוכל להוציא ממנו רשימת תפוצה. מערכת מאוד ידידותית וחווית משתמש נהדרת.

אפליקציה למעקב אחר כרטיסי אשראי – לפני חודש גיליתי חיוב לא צפוי יומיים לפני תאריך ההורדה, טעות באשראי של 500 שקלים, דווקא בחודש שהיה די צפוף. בעזרת האפליקציה יכולתי לזהות את המצב ולפעול בזמן לפני שהחוב הזה ירד, לדבר עם חברת האשראי והחברה המחייבת, לבטל הוראת קבע דרך אתר הבנק, ולקבל החזר לחשבון בתןך יומיים. ממליצה תמיד לבדוק ולעקוב אחר חיובים והורדות, לאתר חריגות, אפשר גם לחלק לפי תחומים (אוכל, הלבשה, בריאות, רכב…) ולבחון על מה מבזבזים הכי הרבה ובמה אפשר לקצץ, וכן לשים לב על גביית דמי כרטיס מוגזמים. ממש לשמור על ערנות.

קובץ אקסל – או גיליון אקסל של גוגל דוקס, קובץ מובנה המרכז את כל ההכנסות וההוצאות שלכם הצפויים לזמן הקרוב. תוכלו לבנות את הקובץ לפי הצרכים שלכם, ולהשתמש בפקודת SUM לסכם כל מיני חישובים. אפשר למלא את הטבלה פעם בשבועיים או פעם בחודש ולעקוב אחר המצב הפיננסי שלכם. העסקי והאישי. בטבלה תוכלו להזין כמה כסף נמצא בחיסכון, כמה כסף ירד בכרטיסי אשראי, כמה יש בעו"ש, כמה יש בפייפאל, כמה לקוחות חייבים? ככה הכל מסודר מול העיניים ויוצר תמונה שלמה של הכל יחד. מיד פעם, אפשר להשוות את המצב הנוכחי לשנה שעברה, כך שנוכל להבין איפה אנחנו עומדים, אם אנחנו ברווח או הפסד. אם נתכנן חופשה, נבדוק לפני האם אנו במצב מאוזן או מצב רווחי, כך שלא נפגע בהתנהלותנו הקיימת.

אפליקציה לניהול משימות

כיפית מאוד לשימוש או מחברת – כן כן, מחברת עם כריכה עבה, ועט שחור וכיפי, זה כל מה שצריך בשביל לנהל רשימות. מה יופיע ברשימות? לקוחות שצריך לחזור אליהם, משימות שעדין לא נסתיימו, פגישות, תשלומים, סידורים ועוד. הכל רשום, מהסיבה הפשוטה – שאנחנו לא צריכים לזכור הכל בראש. יש לנו הכל כתוב ומסודר. איך מתנהלים מול המחברת הזו? פשוט מאוד, בתחילת כל יום רושמים את התאריך של היום, מתחת מתחילים לרשום את המשימות להיום, או לימים הקרובים. מוחקים בקו ברגע שהדבר בוצע, אח… תחושת הקלה!

מאחלת לכולנו שנה פוריה ומתוקה, ורווחית במיוחד 🙂

שירלי גואטה 054-5818108

uxuimail@gmail.com